Содержание:

Оплата за командировку выплачивается с авансом, как отразить НДФЛ?

Оставить заявку

Оставьте свое имя и номер телефона, оператор свяжется с Вами в рабочее время в течение 2 часов.

Хочу получать новости об акциях, скидках и мероприятиях от 1С:Франчайзи Виктория

Рассылка выходит раз в неделю, Ваш адрес не будет передан посторонним лицам.

Нажимая на кнопку Отправить, я даю согласие на обработку персональных данных

Оплата за период командировки – доход, учитываемый по коду 2000, т.е. относится к оплате труда. Дата получения дохода для него – последний день месяца, следовательно, при выплате командировки в межрасчетный период или с авансом НДФЛ с сумм оплаты за командировку можно сразу не перечислять. В программе в этом случае НДФЛ из ведомости нужно удалить, иначе будет зарегистрирован удержанный налог со сроком перечисления – следующий после выплаты день. При этом, обратите внимание, что для корректного автозаполнения в дальнейшем строки 130 в 6-НДФЛ потребуется в этой ведомости также очистить поле документ-основание в подробностях суммы к выплате:

Это необходимо, чтобы документ-основание правильно заполнился в ведомости на выплату зарплаты за месяц, в которой Вы будете отражать факт удержания НДФЛ с этого дохода.

Есть ещё один вариант. Поменять подход к учету командировок, т.е. не утверждать их перед расчетом аванса, выплачивать аванс как будто сотрудник не был в командировке. Тогда корректировать ведомость на выплату аванса не придется. Разница же между суммой аванса без учета командировки и оплаты «с учетом командировки» будет учтена при выплате зарплаты за месяц.

Командировочные расходы в 2016 году

Обновление: 15 ноября 2016 г.

Командировка является необходимостью почти для всех организаций, при этом работодатель, направляя работника в командировку, обязан выплатить ему командировочные расходы.

Именно поэтому порядок направления в командировку и возмещаемые работнику расходы регулируются не только статьями 166 — 168 ТК РФ, но и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденным Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее — Положение). Но на практике возникает много вопросов в отношении оформления и выплаты командировочных расходов.

Расходы на командировку

Трудовой кодекс в ч. 1 ст. 168 указывает обязательные расходы, которые необходимо возместить работнику в командировке:

  • транспортные расходы работника,
  • расходы на проживание;
  • суточные.
  • Кроме того, в ТК РФ содержится указание о том, что возмещаются иные расходы, которые работник согласовал с работодателем. Это означает, что фактически перечень командировочных расходов открытый и работодатель вправе определить, какие расходы на служебные командировки можно возмещать.

    При этом законодательство не ограничивает максимальные и минимальные пределы командировочных расходов, выплачиваемых коммерческой организацией. Конкретный размер и порядок выплаты таких расходов должны содержаться в коллективном договоре или локальном акте организации. И для командировочных расходов в 2016 году этот принцип сохранился.

    Оформление командировки

    Если ранее для направления работника в командировку и оплаты командировочных расходов необходимы были командировочное удостоверение, служебное задание, отчет о выполненной работе, то изменения, внесенные в Положение, отменили эти документы. Теперь согласно ч. 1 ст. 166 ТК РФ и абз. 2 п. 3 Положения обязательным является только письменное распоряжение руководителя о направлении в командировку – действует это уже при выплате командировочных расходов в 2015 году. В отношении распоряжения не установлена определённая форма. Это может быть приказ, к примеру по унифицированной форме Т-9. Но рекомендуется указывать место, цель, срок командировки. В случае использования служебного транспорта рекомендуется это указать. Кроме того, в локальном акте могут быть установлены документы, которые необходимо оформлять. И в таком случае для работника будет обязательным именно такой порядок.

    Выдача аванса на командировочные расходы

    Работодатель не просто возмещает расходы работника, но и обязан выдать аванс до отъезда (п. 10 Положения). Сумма определяется исходя из ориентировочных расходов на проезд и проживание и суточных. Расходы могут быть оплачены работодателем в безналичном порядке, когда транспортная организация или гостиница выставит счет за командировочные расходы, или выданы работнику наличными. Заявление на выдачу аванса может содержать расчет, но смета может составляться и как отдельный документ с расчетом суточных исходя из продолжительности командировки и размера, установленного в организации. Законодательно форма не установлена, и организация самостоятельно определяет, кто составляет документы и как именно подтверждается размер затрат на командировочные расходы.

    Аванс на командировочные расходы выдается работнику наличными или переводится на банковскую карту работника.

    За каждый день нахождения в командировке работнику выплачиваются суточные, размер которых законодательством не установлен. Организация самостоятельно устанавливает их в локальном акте. Только в целях налогообложения (п. 3 ст. 217 НК РФ) установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ:

  • 700 рублей в день при командировках по России;
  • 2500 рублей в день при командировках за границу.
  • Работник не ограничен в том, как тратить суточные, отчитываться за эти расходы не надо. Основное — правильно определить размер суточных в зависимости от фактического срока командировки.

    Надо отметить, что при расчете командировочных расходов за границей есть особенности – суточные за время нахождения на территории иностранного государства номинируются в валюте иностранного государства и определяются также в локальном акте организации. Но в связи с тем, что при командировке за границу работник пересекает границу РФ, то есть очень часто находится в день въезда и выезда и на территории РФ, и на территории заграничного государства, п. 17 Положения установлено, что суточные в день выезда рассчитываются как за время нахождения за рубежом, а в день въезда – как за время нахождения в РФ. Время пересечения границы определяется по штампам в заграничном паспорте. При оформлении заявления на аванс на командировку за границу надо это учитывать.

    Иные расходы

    Как выше уже говорили, перечень командировочных расходов открытый, и работодатель может установить в локальном акте расходы, размер, порядок отчетности в отношении типичных для организации расходов. Например, в отношении представительских расходов могут быть установлены лимиты, перечень и формы документов, необходимых для подтверждения командировочных и представительских расходов. Тем более что для признания в составе расходов в целях налогообложения прибыли к представительским расходам всегда было повышенное внимание, и в отношении переговоров в командировках порядок признания и требования к документам аналогичны (Письмо Минфина России от 16.11.2009 № 03-03-06/1/759 ). Минфин России в своих Письмах от 13.11.2007 N 03-03-06/1/807 , от 01.11.2010 N 03-03-06/1/675 приводит примерный перечень документов. Поэтому к заявлению на командировочные расходы может быть предусмотрено приложение, к примеру, сметы и программы представительского мероприятия. И также впоследствии к авансовому отчету должен быть приложен отчет о мероприятии с указанием участников, места проведения, вопросов, которые обсуждались на встрече, и достигнутых результатов.

    Отражение в учете

    В связи с тем, что командировка – это всегда поездка в производственных целях, то и списываются расходы на командировку проводкой на любой из счетов учета производственных затрат (20, 23, 25, 26, 28, 29, 44, 91) или же на счета формирования первоначальной стоимости приобретенного имущества (08, 10, 15) в зависимости от цели командировки.

    Выдача денежных средств может производиться как из кассы (счет 50), так и перечислением на банковскую карту работника (счет 51).

    Вопрос — Сотрудник отправлен в командировку с 1-го по 15-е число, в организации предусмотрена выплата зарплаты два раза в месяц.

    Вопрос — Сотрудник отправлен в командировку с 1-го по 15-е число, в организации предусмотрена выплата зарплаты два раза в месяц.
    Нужно ли ему начислять аванс за первую половину месяца?

    Ответ — Статьей 166 ТК РФ установлено, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.
    При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
    По смыслу этих норм на время командировки работник прекращает исполнять свою трудовую функцию в месте постоянной работы и исполняет служебное поручение вне места такой работы. Иными словами, находясь в командировке, работник выполняет отдельное служебное поручение, а не трудовую функцию, как она определена трудовым договором. Соответственно, время командировки не является рабочим в том смысле, в каком оно определено в ст. 91 ТК РФ.
    Согласно ст. 167 ТК РФ на время командировки работнику гарантируется сохранение среднего заработка. Исчисление среднего заработка для оплаты командировки производится в соответствии со ст. 139 ТК РФ и Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы, утвержденным постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 N 922.
    При этом в п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, указано, что средний заработок сохраняется за все дни работы по графику, установленному в командирующей организации, которые приходятся как на период нахождения работника в командировке, так и на дни нахождения в пути, в том числе на время вынужденной остановки в пути.
    Роструд в своем письме от 05.02.2007 N 275-6-0 указывает, что за время командировки нужно выплачивать именно средний заработок, а не заработную плату. Выплата работнику, направленному в служебную командировку, заработной платы за дни нахождения в командировке будет противоречить положениям ТК РФ.
    Существует и другая позиция, согласно которой работникам с повременной системой оплаты труда (на основе часовой, дневной ставки или оклада) за время нахождения в командировке вместо среднего заработка может выплачиваться обычная заработная плата при соблюдении требований ст. 167 ТК РФ, то есть не менее гарантированного среднего заработка, поскольку это не ухудшает положения работника. Такое мнение высказала, например, Н.З. Ковязина (Минздравсоцразвития России) (смотрите следующие материалы: «Применяем новые положения ТК РФ об оплате труда: горячая линия», «Российский налоговый курьер», N 1-2, январь 2008 г., а также ответы Н.З. Ковязиной, опубликованные в N 7 «Налогового вестника» за июль 2007 г. и в N 6 за июнь 2004 г.).
    На наш взгляд, работодатель в любом случае обязан выплачивать работникам за все рабочие дни в командировке средний заработок, как того требуют ст. 167 ТК РФ и п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749). При этом он вправе принять решение о том, что командированным работникам, помимо сохранения за ними среднего заработка, производится доплата в размере разницы между текущей (фактической) заработной платой и величиной сохраненного на период командировки среднего заработка. Аналогичный подход предложен специалистами Минздравсоцразвития России на официальном сайте (http://www.minzdravsoc.ru/reception/help/labour/8).
    Итак, за период командировки работодатель обязан выплатить работнику средний заработок. Заработная плата сотруднику положена только за то время, в течение которого он исполнял свои трудовые обязанности по месту постоянной работы.
    В п. 10 Положения сказано, что работнику при направлении его в командировку выдается денежный аванс только на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и суточные.
    Требование ст. 136 ТК РФ об оплате труда работника не реже чем каждые полмесяца установлено именно в отношении заработной платы. В п. 11 Положения речь идет о том, что работнику, находящемуся в командировке, заработная плата пересылается по его просьбе. Вопрос же о том, когда должен быть выплачен средний заработок за время командировки, нормативно никак не урегулирован.
    На наш взгляд, при решении вопроса о сроках выплаты среднего заработка следует применять по аналогии нормы о заработной плате. По просьбе работника ему следует пересылать часть среднего заработка за время, уже проведенное в командировке в день, установленный правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором для выплаты заработной платы (часть шестая ст. 136 ТК РФ). Оставшуюся часть среднего заработка следует выплатить в ближайший после возвращения из командировки день выплаты заработной платы.
    Таким образом, в рассматриваемой ситуации работодатель по просьбе работника должен начислить средний заработок за дни, уже проведенные последним в командировке, и перечислить эту сумму в день выплаты остальным работникам организации заработной платы за первую половину месяца.

    Ответ подготовил:
    Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Коробейников Евгений

    Контроль качества ответа:
    Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
    Комарова Виктория

    Кадровик Плюс №41

    Опять о наболевшем — о пенсиях и вокруг них
    часть 1

    Пенсионная тема снова в центре внимание политиков и общественности. За последние два десятилетия в России и в других экономически развитых странах доля наемных работников снизилась с 85% от экономически активного населения до 60% и менее. В ближайшие 10 лет она понизится еще на четверть и составит менее 50% данной группы граждан. Для пенсионного страхования это настоящее испытание, поскольку наемные работники с их постоянной и стабильной заработной платой выступают надежными субъектами финансового обеспечения пенсионеров, а когда их доля сокращается, то пенсионеров ждут не лучшие времена.

    Размышлениям на эту актуальную тему и посвящен 41 номер нашего журнала.

    Help-HR – профессиональная кадровая помощь! Все права защищены.
    Запрещается воспроизводить полностью или частично материалы, опубликованные на сайте без упоминания источника.
    Наименования организаций и имена изменены по просьбе их владельцев. Любые совпадения носят случайный характер и не могут служить основанием для предъявления каких-либо претензий к администрации сайта и/или автору материала.
    Все публикуемые локальные нормативные документы – положения, инструкции, акты, договоры и т.д. реально существуют, были разработаны и практически внедрены авторами в конкретных организациях.
    Мнение авторов сайта может не совпадать с мнением автора статьи.
    Статьи, отмеченные знаком R, публикуются на правах рекламы.
    Все фотографии и материалы получены из открытых источников и опубликованы в информационных целях. В случае неосознанного нарушения авторских прав они будут убраны после получения соответствующей просьбы от авторов, правохранительных органов или издателей в письменном виде. Информация и изображения представлены как познавательный материал. Права на ретранслированные материалы принадлежат первоисточникам.

    Выдаем аванс на командировочные расходы

    Расходы на командировку несет работодатель

    Так как командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения, то и расходы на ее организацию несет работодатель (ст. 166 ТК РФ). В командировочные расходы включаются (ст. 168 ТК РФ):

    • расходы на проезд;
    • расходы по найму жилья;
    • суточные – дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства;
    • иные расходы, понесенные в командировке по согласованию с администрацией.

    Деньги нужно выдать заранее

    Направляя работника в поездку, нужно знать, что аванс на командировку обязателен, и без него не обойтись (п. 10 Положения, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 №749). Аванс на командировочные расходы включает в себя не только расходы по найму жилого помещения и оплаты проезда, но и суточные за все дни командировки (подробнее об этом см., «Выплачиваем суточные до отъезда в командировку»).

    Даже если работник согласен ехать без аванса, пользоваться его предложением нельзя. Дело в том, что суточные относятся к зарплате работника, а за несвоевременную выплату зарплаты законодательством предусмотрена ответственность:

    На практике кадровики и бухгалтеры нередко задаются вопросом, за сколько дней до поездки нужно выплатит аванс (перечислить на карту) Сразу скажем, что конкретного срока выплаты аванса на командировку не установлено, поэтому определение срока выплаты остается на усмотрение организации (подробнее об этом см., «Срок выплаты суточных перед поездкой остается на усмотрение работодателя»).

    Понравилась статья? Поделитесь ссылкой с друзьями:

    Выдача денег на командировку наличными и на карту

    Инициатива поездки работника в командировку всегда исходит от работодателя, ведь в ее процессе будут решаться рабочие вопросы (исходя из определения служебной командировки в ст.166 ТК). Поэтому организация должна обеспечить сотрудника всем необходимым для поездки, прежде всего – денежными средствами. Права работников защищает Трудовой кодекс, где в ст.168 говорится, что командированному лицу должна быть произведена выдача денег на командировку — на проезд, наем жилья и суточные. Сколько выплатить – зависит от предполагаемых расходов и длительности поездки.

    Командировкам также посвящено Постановление Правительства от 13.10.2008г. №749, где в п.10 прямо предусматривается, что выдача аванса на командировку обязательна. Т.е. за свой счет сотрудник отправляться не должен.

    Конкретная выдаваемая сумма должна исходить из предварительной оценки расходов на билеты и проживание, а также из величины суточных, установленной локальным нормативным актом организации.

    Содержание статьи:

    1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

    2. Заявление на выдачу подотчета от директора

    3. Заявление на выдачу аванса на карту

    4. Выдача командировочных расходов из кассы

    5. Проводки по авансу на командировочные расходы

    6. Командировка без аванса

    Итак, идем по порядку. Если у вас нет времени читать длинную статью, посмотрите короткое видео ниже, из которого вы узнаете все самое важное по теме статьи.

    (если видео видно нечетко, внизу видео есть шестеренка, нажмите ее и выберите Качество 720р)

    Более подробно, чем в видео, разберем тему аванса на командировку далее в статье.

    1. Заявление на выдачу аванса на командировочные расходы

    Итак, если работник собрался в командировку, то ему необходимо выдать денежные средства. Но просто так взять деньги и отдать их работнику не получится.

    Первый шаг, который нужно сделать, и о котором нам говорит п.6.3 Указания ЦБ от 11.03.2014г. №3210-У, это написание заявления. Поскольку выдача денег на командировку производится с составлением расходного кассового ордера (РКО), а он оформляется только согласно заявлению, на его основании.

    Типовой формы такого заявления нет, Указание лишь сообщает нам о том, что в нем обязательно должно присутствовать:

  • сумма наличных денег;
  • срок выдачи наличных денег;
  • подпись руководителя;
  • дата.
  • Заявление пишется как обычно, на имя директора или лица, которому делегировано принимать решения на выдачу денежных средств под отчет. Также в заявлении обязательно указывается, на какие цели деньги должны быть выданы. Для обоснования суммы могут приводиться и расчеты.

    Как может быть заполнено заявление на выдачу аванса на командировочные расходы, можно видеть на примере ниже.

    Директору ООО «Альбатрос»

    от инженера Орлова О.О.

    Прошу выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

    27.06.2016 Орлов Орлов О.О.

    Состояние расчетов с работником по ранее выданным суммам:

    Перед тем как руководитель подпишет заявление, надо определиться, существует ли за работником задолженность по предыдущим подотчетным суммам. Если да, то заявление принимать нельзя. Прежде работник должен погасить задолженность по предыдущему авансу.

    В связи с этим на листке с заявлением уместно предусмотреть визу работника бухгалтерии, который поставит отметку о наличии или отсутствии задолженности работника по предыдущим авансам.

    После того как заявление получило визу от бухгалтерии, руководитель может его подписать.

    2. Выплата аванса на командировку директору — нужно заявление?

    В командировки ездят не только рядовые работники организации, но и сам директор. Никаких исключений для него Указание не делает, из чего можно сделать вывод, что и для него написание заявления – процедура обязательная.

    Тогда получается, что он сам пишет и сам подписывает? Потому что в Указании также сказано, что в заявлении подпись руководителя должна быть. В таких ситуациях было бы логичнее составить приказ, но его составление Указанием не предусмотрено, а написано прямо – заявление.

    Поэтому заявление на выдачу подотчета от директора необходимо, он его и пишет, и подписывает. Может это и выглядит странно, но ошибкой точно не является. И к тому же формулировки в заявлении можно немного подправить и оно уже будет выглядеть гораздо логичнее. Пример ниже.

    В ООО «Альбатрос»

    от директора Ястребова Я.Я.

    Заявление о выдаче денег под отчет

    Необходимо выдать под отчет наличные денежные средства в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

    директор Орлов Орлов О.О.

    Бухгалтер Карасева Карасева К.К.

    Проще обстоят дела в крупных компаниях, где сам генеральный директор заявление на подотчет не подписывает, а полномочия по этому вопросу делегированы другому сотруднику, например, финансовому директору. Поэтому в такой ситуации гендиректор будет заявление писать, а финдиректор подписывать.

    Помните, что заявление – обязательный документ. Если происходит выдача денег на командировку без него, то существует риск назначения штрафа до 50 тыс. руб. по ст. 15.1 КоАП.

    3. Заявление на выдачу аванса на карту

    В некоторых случаях работнику удобнее получить подотчетные деньги не наличными, а на пластиковую карту. Возникает вопрос, нужно ли для этого писать заявление? Если буквально следовать Указанию, то заявление обязательно, только если деньги выдают наличными (п.6.3 Указания).

    Но Минфин в своих разъяснениях (письмо от 25.08.14 № 03-11-11/42288) придерживается другого мнения и уточняет, что нужно взять письменное заявление даже в том случае, если деньги будут перечислены на карту. Хотя бы потому, что в нем будут указаны реквизиты для перечисления.

    от инженера Чайкина А.А.

    Прошу перевести на мою банковскую карту денежные средства под отчет в размере 10 000 (десять тысяч) рублей на командировочные расходы на срок 7 (семь) календарных дней.

    Реквизиты банковской карты:

    Название банка: ПАО «Промсвязьбанк»

    Номер лицевого счета: 40817840500409007051

    27.06.2016 Чайкин Чайкин А.А.

    Задолженность работника по ранее выданным подотчетным суммам отсутствует.

    Директор Ястребов Ястребов Я.Я.

    К тому же такое заявление подтвердит, что на карту перечислены именно подотчетные деньги, а не иные доходы. А с доходов нужно удерживать НДФЛ. Также не забудьте при перечислении в назначении платежа указать, что это подотчетные деньги.

    Если у вас есть Положение о выдаче денежных средств под отчет, то пропишите в нем, что денежные средства сотрудникам могут выдаваться как наличными, так и на карты. Пример формулировок ниже.

    Денежные средства под отчет на командировки и хозяйственные расходы выдаются наличными из кассы или перечисляются на банковские карты сотрудников.

    Способ выдачи средств регулирует директор в каждом конкретном случае.

    Независимо от способа получения денег (наличными или на карту) неизрасходованные суммы сотрудники возвращают наличными в кассу компании.

    4. Выдача командировочных расходов из кассы

    Итак, заявление вы составили. Следующий шаг – непосредственно выдача денег на командировку из кассы. На основании заявления бухгалтер оформляет и подписывает расходный кассовый ордер по форме КО-2 (утверждена постановлением Госкомстата от 18.08.98г. №88).

    В РКО также есть поле для подписи руководителя. Но если на заявлении руководитель уже расписался и выдача разрешена, то на РКО его подпись не обязательна. Но для порядка можно поставить и ее.

    Порядок действий при выдаче детально прописан в п.6.1-6.3 Указания.

    Денежные средства выдаются или лично командированному работнику, или другому лицу по доверенности, по предъявлению паспорта. Доверенность на разовую выдачу прикладывается к РКО. Доверенность на несколько выдач, то к РКО прикладывается заверенная копия, а оригинал хранится у кассира.

    Данные паспорта лица, получившего деньги указываются в РКО. Даже если получатель – сам работник, данные паспорта все равно должны быть указаны.

    После того как получатель идентифицирован, порядок действий следующий:

  • Кассир готовит нужную сумму денег.
  • Получатель расписывается в РКО и указывает сумму прописью, если она не напечатана.
  • Кассир пересчитывает деньги еще раз на виду у получателя и передает их.
  • При необходимости получатель сам на виду у кассира пересчитывает деньги
  • Кассир подписывает РКО.
  • Далее операция по выдаче отражается в кассовой книге.

    Командировочные из кассы организации могут быть выданы из денежных средств:

  • полученных с расчетного счета организации
  • поступивших в кассу от продажи товаров, работ, услуг.
  • Выдавать аванс на командировку из средств, которые приняты от граждан в качестве платежей в пользу других лиц, нельзя.

    Перечисление подотчетных денег на карту производится путем отправки в банк платежного поручения, в котором указаны реквизиты получателя, отраженные в заявлении работника, и в назначении определен этот платеж как подотчетная сумма.

    5. Проводки по авансу на командировочные расходы

    Теперь давайте посмотрим, как отражается выдача денег на командировку в бухгалтерском учете. Проводки по авансу на командировочные расходы будут очень простыми:

    1. Деньги выдаются из кассы:
    2. Дебет 71 – Кредит 50

    3. Деньги перечисляются на карту:

    Дебет 71 – Кредит 51

    Пример

    Заместителю директора ООО «Альбатрос» Филинову С.С. 27 июня выданы денежные средства из кассы под отчет на командировку на основании приказа на командировку и заявления.

    27 июня: Дебет 71 – Кредит 50 – на сумму 8000 руб.

    Обратите внимание, что кроме обычных банковских карт (в основном это зарплатные карты) сотрудников для выдачи под отчет могут использоваться и корпоративные карты. Деньги на нее перечисляются с расчетного счета и учитываются на отдельном спецсчете:

    Дебет 55 – Кредит 51

    В этом случае в момент выдачи работнику карты проводка по выдаче под отчет не делается. И только когда работник что-либо этой картой оплатит или снимет с нее деньги, появится проводка по выдаче денег под отчет:

    Дебет 71 – Кредит 55

    Порядок работы с корпоративными картами прописывается в локальном нормативном акте организации.

    Начальнику службы снабжения ООО «Альбатрос» Перепелкину П.П. 27 июня выдали корпоративную карту для оплаты командировочных расходов. 28 июня он снял с карты наличные в сумме 2000 руб. 29 июня картой оплачена гостиница 5000 руб. Выписка банка подтверждает списание средств с карты.

    Сделаны бухгалтерские проводки:

    28 июля: Дебет 71 – Кредит 55 – на сумму 2000 руб.

    29 июля: Дебет 71 – Кредит 55 – на сумму 5000 руб.

    6. Командировка без аванса

    Однако выдача денег на командировку не всегда проходит идеально гладко. Подпортить дело могут такие ситуации:

  • У организации нет в кассе наличных денег для выдачи по причине:
    • временных финансовых трудностей
    • экстренного характера командировки, когда снять наличные со счета уже нет времени.
      1. Деньги в кассе есть, но директору нужно было срочно уехать в командировку, и решать вопрос с выдачей аванса было некогда.
      2. При этом получается, что сотруднику аванс из кассы не выдается и он едет за свой счет, т.е. это командировка без аванса. Впоследствии по приезду расходы будут компенсированы. Является ли это нарушением?

        Да, это нарушение ст.168 ТК, поскольку выдавать аванс на командировочные расходы перед поездкой обязательно. За командировку без аванса грозит ответственность за нарушение законодательства о труде (ст.5.27 КоАП):

        — административный штраф на должностное лицо или ИП: в сумме 1000-5000 руб.;

        — административный штраф на юрлицо: в сумме: 30000-50000 руб.

        Как выдать деньги из кассы на командировку в программе 1С: Бухгалтерия 8 ред. 3.0 смотрите в видеоуроке:

        А как выдаются деньги на командировку в вашей организации — наличными или на карту? Сталкивались ли вы со сложностями в оформлении выдачи? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях!

        Выплачивать ли командировочные в аванс?

        Вопрос-ответ по теме

        нужно ли начислять и выплачивать командировочные в аванс, если командировки были в первой половине месяца?

        В командировке сотрудник исполняет свою трудовую функцию, поэтому средний заработок, сохраняемый за ним на время служебной поездки, следует считать частью зарплаты (ст. 57, 167 ТК РФ).

        Более подробно о авансах работникам вы можете узнать в статье.

        Зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, в день, установленный Правилами трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ст. 136 ТК РФ).

        Исходя из указанного средний заработок, сохраняемый за сотрудником на период служебной командировки, должен быть выплачен работодателем сотруднику в сроки, установленные для выплаты зарплаты (первой: аванса или второй ее части). Если эти сроки приходятся на период нахождения сотрудника в командировке, то работодатель переводит зарплату на банковскую карту сотрудника в общем порядке либо по просьбе сотрудника пересылает зарплату почтовым переводом. При этом оплату расходов по денежному переводу берет на себя работодатель.

        Подробности в материалах Системы:

        1. Ситуация: В какие сроки работодатель должен выплатить сотруднику средний заработок, сохраняемый за ним на период служебной командировки

        Читайте о оплате командировки еще больше по ссылке.

        В командировке сотрудник исполняет свою трудовую функцию, поэтому средний заработок, сохраняемый за ним на время служебной поездки, следует считать частью зарплаты (ст. 57, 167 ТК РФ).

        Зарплата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, в день, установленный Правилами трудового распорядка, коллективным договором, трудовым договором (ст. 136 ТК РФ).

        Исходя из указанного средний заработок, сохраняемый за сотрудником на период служебной командировки, должен быть выплачен работодателем сотруднику в сроки, установленные для выплаты зарплаты. Если эти сроки приходятся на период нахождения сотрудника в командировке, то работодатель переводит зарплату на банковскую карту сотрудника в общем порядке либо по просьбе сотрудника пересылает зарплату почтовым переводом. При этом оплату расходов по денежному переводу берет на себя работодатель.

        При невозможности пересылки или перевода заработка по объективным причинам (удаленность места командировки, отсутствие у сотрудника банковского счета и т. д.) причитающаяся сотруднику сумма должна быть выплачена незамедлительно по возвращении его из командировки.

        Такие выводы следуют из совокупности положений статей 136, 167 Трудового кодекса РФ, пункта 11 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749.

        заместитель директора департамента образования и кадровых ресурсов Минздрава России

        С уважением и пожеланием комфортной работы, Татьяна Козлова,

        Когда выплачивается аванс по командировке